Japonların birçok konuda bizden daha düzenli, disiplinli ve üretken olduklarını çoğumuz duyarız. Peki aradaki farkı oluşturan etmen nedir?

Değişimlerin takip edebileceğimizden daha büyük bir hızla gerçekleştiği günümüzde, hepimiz 24 saate sığamamaktan, işlerin asla yetişmemesinden, sevdiklerimize ve kendimize daha fazla zaman ayıramamaktan şikayet ederiz. Japoncada “KAI” (değişim) ve “ZEN” (daha iyi) kelimelerinin birleşmesiyle oluşan “KAIZEN”, ‘daha iyiye değişim, bir diğer deyişle ‘sürekli iyileştirme’ anlamına geliyor ve bu yöntemi kullanarak işleri nasıl düzene sokabileceğimizi anlatıyor.

Hepimiz biliyoruz ki; daha iyiye gitmediğimiz her an yerimizde saymıyor, aslında daha kötüye gidiyoruz. Kaizen; mevcut durumla yetinmemeyi, problemleri ve olası sorunları etkili ve tekrarlanmayacak şekilde çözümlemenin önemini öğretir.

Öyleyse excelde Kaizen uygulaması bize neler kazandırır?

1- ZAMAN

Vakit nakittir! Bir işletmede işlerinizi ne kadar hızlı hallederseniz, zaman ve enerji maliyetini azaltmış olursunuz. Örneğin; şirketinizin farklı şehirler, farklı tarihler ve farklı ürünlerden oluşan ürün satış listesini “COKETOPLA” gibi kısa ve hızlı bir formülle düzenleyerek hangi şehirde hangi üründen ne kadar satış yapıldığını görebileceğiniz basit bir tabloya dönüştürebilirsiniz.

2- HIZ

Excel’de “sil”, “kaydet”, “geri al” gibi temel uygulamaları mouse ya da klavye kullanarak
gerçekleştirmenin çalışma hızınızı etkilediğini düşünüyor musunuz? Örneğin; uzun listelerde aramaya çalıştığınız dataları “parçaal”, ya da küçük harflerden oluşan bir listeyi büyük harflere çevirebilmek için “büyükharf” gibi metin formüllerini kullanarak size zaman kaybettirecek işleri hızlıca halledebilir; sonrasında önceliklerinize yönelebilirsiniz.

3- GÖRSELLİK

Karmaşık ve anlaşılması zor listeleri excel’in “pivot” özelliğini kullanarak anlaşılması kolay görsel tablolara dönüştürebilir; bu tabloları farklı renklerde ve boyutlarda şekillendirerek toplantılarda anlaşılması kolay halde sunabilirsiniz. Böylece daha detaylı analizler ortaya koyabilir, girişiminizdeki problemleri daha anlaşılır ve net olarak gözlemleyebilirsiniz.

4- KALİTE

Daha hızlı, daha doğru girdilerle çalışmaya başladığınızda ve hata payınızı minimuma
düşürebildiğinizde yaptığınız işin kalitesini de artırmış olursunuz.
Örneğin elinizde yüzlerce isimden oluşan ve düzgün şekilde yazılması gereken bir liste olduğunda; excel’in “yazım denetimi” özelliğini aktive ederek hata yapma olasılığınızı sıfıra indirebilirsiniz.

5- VERİMLİLİK

Hepsi birbirine bağlı olan yukarıdaki maddeleri birleştirdiğimizde; inovasyona, öğrenmeye ve yeniliklere açık olduğumuzda “kaizen” metodunu kullanarak verimliliğimizi ve motivasyonumuzu artırabilir, şirketimizi daha ileri bir boyuta taşıyabiliriz.

“Değerin, değer akışının israfın tanımlanmadığı bir işletmede; görmediğiniz barajlar akışı
engeller.Akışın dengede olduğu ve akışı bozan her unsura Kaizen yapılan bir işletmede ürün akar, müşteriye zamanında ulaşır. “